予約システムの取り扱い

主催者の方へ

「予約管理」画面では、予約方式の選択・予約枠の作成・申込状況の確認・チェックインまでを一画面で行います。 プレミアムプランでのみ利用できる機能です。

1. 予約管理モード

イベントごとに、予約をどう受け付けるかを 3 つから選びます。

• FYS内で予約を受け付ける（INTERNAL）: 本サービスで申込を管理。予約枠・定員・承認制などを設定できます。
• 外部サイトで予約（EXTERNAL）: Peatix / TIGET など外部予約サイトの URL に参加者を誘導します。FYS には予約データは入りません。
• 予約機能を使わない: 自由入場のイベント。申込フォームは表示されません。

切替時の制約: 「FYS内で予約を受け付ける」モード中に有効な予約（PENDING/CONFIRMED）が 1 件でもあると、他モードへ切り替えできません。 参加者の予約を消さないための保護です。切り替えたい場合は、まず該当予約をキャンセルしてください（参加者には通知が届きます）。

2. 予約方式（全体枠 / 日にち枠 / 時間枠）

FYS 内予約を選んだ場合、3 種類の予約方式から 1 つを選びます。

• 全体枠（GENERAL）: イベント全体で 1 つの予約枠。先着順に受付。「とにかく〇〇名まで」というシンプルな受付向き。
• 日にち枠（DATE_BASED）: 開催日ごとに枠を作成。参加者は希望日を選択。複数日開催のイベント向き。
• 時間枠（SLOT_BASED）: 「午前の部」「夜の部」など時間帯ごとに枠を作成。ワークショップやポップアップに最適。

予約方式は予約枠を 1 件でも作成すると変更できません。 既存の枠と整合性が崩れるためです。変えたい場合は予約枠を全削除（=有効な予約を全件キャンセル）してから切り替えてください。

3. 予約枠の作成・変更・削除

• 定員（capacity）を既存の予約数より少なくする変更はできません。減らす前にキャンセルが必要です。
• 予約枠の日時は後から変更できません。日時を直す場合は、既存予約をキャンセル → 新しい枠を作成 → 参加者に再申込を案内、という流れで運用してください。
• 枠の削除は、有効な予約があるとできません。先に該当予約をキャンセルしてください。
• 受付停止（非アクティブ化）は、既存予約を残したまま新規申込のみ止められます。「もう受け付けたくないが、すでに申し込んだ方はそのまま参加可」というケース向き。

4. 重複申込・予約数の上限

• 同じ参加者が同じ予約枠に二重申込することはできません（自動でブロック）。
• 1 イベント内で同じ参加者が複数枠に申し込むことは、デフォルトで許可されています。 制限したい場合は「1 ユーザーあたりの予約数上限」を設定してください。
• 1 回の申込で連れて行ける人数は「グループ予約上限」で制御します（デフォルト 1 名）。

5. 承認制

「承認制」を有効にすると、参加者の予約は PENDING（保留）になります。主催者が承認するまで席は仮押さえ（waitingCount）扱い。 却下した場合は参加者に通知が届きます。

6. キャンセル待ち

「キャンセル待ちを許可」を有効にすると、満席の枠に参加者がキャンセル待ち登録できます。 他の予約がキャンセルされて空きが出ると、登録順（先着）に自動で確定し、参加者に通知が届きます。

予約一覧では、キャンセル待ちは「キャンセル待ち」と表示され、承認待ち（あなたの承認を待つ申込）とは区別されます。 確定は空きが出たタイミングで自動的に行われるため、主催者がキャンセル待ちを個別に承認・却下する操作はありません。 キャンセル待ちのまま参加できなかった方には、席は割り当てられません。

7. 代理予約（紙申込・電話申込の取り込み）

紙の申込書や電話で受けた予約を「予約を追加」ボタンから手動登録できます。 代理予約はあなた（主催者）の ID で登録されますが、参加者の名前・連絡先は別フィールドに保存されます。 名簿 PDF や CSV にもまとめて出力されます。

8. リマインダー通知

「予約管理 > リマインダー通知」で、開催の何時間前に参加者へ通知とメールでお知らせを送るかを設定できます。 リマインダーは1時間ごとにまとめて送信されるため、指定時刻から最大1時間程度ずれる場合があります。

9. イベント終了後

イベント最終日の 23:59（JST）を過ぎると、予約設定・予約枠の変更操作はすべてできなくなります。 再度操作したい場合は、イベント期間を延長してください。

参加者の方へ

イベント詳細ページの「予約する」セクションから申込できます。FYS にログインしている必要があります。

1. 予約の流れ

1. イベント詳細ページの「予約する」から希望の枠を選ぶ
2. 参加人数・連絡先（メール・電話）・必要に応じて同行者の名前を入力
3. 送信
4. 即時確定タイプ → 完了通知がすぐ届きます。
   承認制タイプ → 申請が主催者に届き、承認されると確定通知が届きます。

確定後は「マイページ > 予約一覧」または通知のリンクから詳細を確認できます。

2. 承認制について

主催者が承認制を設定している場合、申込後すぐには予約確定になりません。 主催者が承認するまで「申請中」のステータスで待機します。承認・却下の結果は通知とメールで届きます。

3. キャンセルの方法と期限

• マイページの予約詳細から「キャンセル」ボタンで実行できます。
• キャンセル期限はイベントごとに主催者が設定しています（デフォルト 24 時間前）。 期限を過ぎたキャンセルは主催者にお問い合わせください。
• 主催者がキャンセルした場合は、通知とメールで連絡が届きます。

4. キャンセル待ち

満席の枠でも、キャンセル待ちが許可されていれば登録できます。 他の予約がキャンセルされて空きが出ると、登録順に自動で予約確定し、通知が届きます。 空きが出るまで待機中は、確定された予約ではありません。

5. 重複申込について

• 同じ予約枠への二重申込はできません。
• 同じイベント内で別の枠（別日・別時間帯）にも申し込めるかは、主催者が設定する「1 ユーザーあたりの予約数上限」によります。
• 1 回の申込で同行できる人数は、主催者が設定した「グループ予約上限」までです。

6. 外部サイトでの予約

主催者が外部予約サイト（Peatix・TIGET など）を選んでいる場合、「予約する」ボタンから外部サイトに移動します。 この場合、申込状況や履歴は FYS のマイページには表示されません。外部サイト側の予約管理画面でご確認ください。

7. 当日チェックイン

当日は主催者がチェックインを管理します。会場で予約者名や予約 ID を確認してもらってください。 QR コードでのチェックインに対応する場合は、予約詳細ページに QR コードが表示されます。